1. Toimikauden hallinnolliset painopisteet ja tavoitteet

Toimikauden 2019 painopiste on jatkaa viime toimikauden työtä seuran perustoimintojen juurruttamisessa ja seuran paikan löytämisessä harrastuskentällä. Seuran elinvoimaisuuden takaamiseksi jatketaan jäsenistön laajentamista ja pyritään siihen, että jäsenistö kokee yhdistykseen kuulumisen ja sen toiminnan mielekkääksi ja innostavaksi.

Seuran tärkeimmät hallinnolliset tavoitteet tällä toimikaudella ovat seuraavat:

Olemassaolevien projektien tukeminen ja kehittäminen
Jäsentoiminnan kehittäminen
Tiedotuksen kehittäminen

Seuran hallituksen muita tehtäviä vuonna 2019

Uusien toimintaideoiden kokoaminen
Vuosikokouksen 2019 järjestäminen
Ropecon ry:n kanssa yhteistyön kehittäminen

1.1. Olemassaolevien projektien tukeminen ja kehittäminen

Projektiporinat

Jatketaan vertaistukea ja yhteistä ideointia tarjoavien Projektiporinoiden pitämistä puolivuosittain verkon yli.

Projektipäivät

Pyritään järjestämään projektien aktiiveille yksi live-tapaamispäivä tai viikonloppu. Ohjelmassa projektiporinoiden tyylistä suunnittelua, aikaa projektien omalle suunnittelulle tai valittujen asioiden eteenpäin työstämiselle, sekä myös mukavaa yhdessäoloa.

1.2. Jäsentoiminnan kehittäminen

Henkilöjäsenet

Lisätään jäsenten mahdollisuuksia osallistua projekteihin ja madalletaan kynnystä lähteä mukaan myös hallinnolliseen työhön. Selvitetään mahdollisuutta tarjota houkuttelevia jäsenetuja. Pyritään kasvattamaan jäsenmäärää jäsenrekry-kampanjalla.

Yhteisöjäsenet

Seura ei hyväksy yhteisöjäseniä hallituskaudella 2019. Hallitus selvittää, onko seuralla kiinnostuneita aktiiveja ja hyviä ideoita yhteisöjäseniä hyödyttävän toiminnan järjestämiseen kaudella 2020.

1.3. Tiedotuksen kehittäminen

Kehitetään seuran viestintää kattavammaksi ja toimivammaksi niin yleisölle kuin jäsenillekin. Seuralle suunniteltu tunnus ja ilme otetaan käyttöön kaikissa seuran viestintäkanavissa. Luodaan projekteille viestintäohjeistus.

1.4. Toiminta- ja projekti-ideoiden kokoaminen

Seuran hallitus kokoaa yhdistyksen jäsenten ja toiminnasta kiinnostuneiden harrastajien ideoita uusista projekteista ja toiminnoista. Taloudellisesti merkittävää panosta seuralta vaativat uudet projektit esitellään jäsenistölle vuoden 2019 vuosikokouksessa. Muuten uusia projekteja voidaan aloittaa myös kesken toimikauden hallituksen näin päättäessä.

1.5. Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa

Jatketaan yhteydenpitoa muiden kentän toimijoiden kanssa, erityisesti valtakunnallisesti toimivien järjestöjen kanssa. Etsitään aktiivisesti mahdollisuuksia yhteistyöhön.

2. Projektit ja projektiohjesääntö

Suurin osa Suomen roolipeliseuran toiminnasta tapahtuu projektien kautta, seuraavassa linjataan seuran projektien toimintaa vuonna 2019. Osa projekteista on lyhyempiä, kertaluontoisia projekteja ja osa on vakiintunutta, jatkuvasti käynnissä olevaa tai vuosittain toistuvaa toimintaa. Seura edistää projekteja kahdella mallilla, omina projekteina ja yhteistyöprojekteina. Yhteistyöprojekteissa toisena osapuolena voi olla yksi tai useampi yhteisö tai yksityishenkilö ja projektin vastuut määritellään projektikohtaisesti. Seuran omissa projekteissa kaikki projektin toimijat ovat seuran toimihenkilöitä tai toimivat näiden johdolla.

Molempia projektityyppejä koskevat

Projektista kirjoitetaan “peruskirja”, josta selviää projektin tavoitteet, tarkoitus, toimintamuodot ja työryhmän jäsenet. Yhteistyöprojektien osalta kirjataan myös seuran ja yhteistyökumppanin vastuut toisilleen.
Työryhmä on päävastuussa projektin suunnittelusta ja toiminnasta
Kuulumiset ja uutiset näkyy seuran viestinnässä ja somessa
Tekijöiden mahdollista osallistua Projektiporinoihin saadakseen vertaistukea ja yhteistä ideointia projektinsa kehittämiseksi
Projekti/toiminto esitellään seuran verkkosivuilla
Projekti käyttää seuran tunnusta näkyvästi toiminnassaan.
Seura voi hallituksen päätöksellä irtisanoutua yhteistyöstä projektin kanssa, jos projekti päättää tehdä jotain, mikä on ristiriidassa seuran tavoitteiden kanssa. Tällöin projekti voi halutessaan jatkaa omillaan, mutta ei saa enää käyttää seuran tunnuksia tai resursseja.

Seuran omat projekteja ja pysyviä toimintoja koskevat linjaukset:

Seuralla on yhteinen ohjausvastuu projektin suhteen, mutta korkein päätäntävalta projektissa on projektin työryhmällä
Seuralla on vastuu projektin jatkuvuudesta: uusien tekijöiden rekrytoiminen vanhan tiimin tueksi tai työn jatkajiksi vanhan tiimin näin toivoessa
Taloudellinen vastuu projektista on seuralla, ellei muuta sovita
Projektilla on mahdollisuus käyttää seuran viestintäkanavia sekä aktiivilistaa projektin/toiminnon hyödyksi
Projektityöryhmällä on raportointivastuu seuralle puolivuosittain ja projektin loppuessa
Projekti noudattaa SRS:n viestintäohjeistoa, ellei muuta ole sovittu

Yhteistyöprojekteja koskevat linjaukset:

Projektin päätökset tekee projektin työryhmä ja seuran hallitus tai erikseen nimetty toimihenkilö toimii apuna sovituissa asioissa
Seuralla taloudellinen vastuu vain asioista, joista erikseen sovitaan
Sovitaan erikseen, mitä vastuita ja velvollisuuksia seuralla on näiden lisäksi projektia kohtaan
Raportointivastuu seuralle vuosikertomukseen

3. Seuran omien projektien toimintasuunnitelmat

Seura tukee ja kehittää seuraavia projekteja seuran omina projekteina.

3.1. Roolipelitiedotus

Päätoimittajana jatkaa Sami Koponen vuoden 2019 loppuun. Tavoitteena on jatkaa Roolipelitiedotuksen ylläpitämistä (verkkosivu & FB-sivut), skeneuutisointia ja perustietosivujen päivittämistä. Juhlavuoden kunniaksi Roolipelitiedotuksessa pyritään järjestämään jonkinlainen juhlaprojekti. Päätoimittaja toivoo SRS:n hallitukselta tehokkaampaa toimituskunnan rekryämistä, uuden päätoimittajan nimittämistä ja Roolipelitiedotuksen bannerin uusimista. Jos juhlavuoden projektista koituu voittoa, se ohjataan SRS:n toiminnan tukemiseen.

3.2. Peliä pyynnöstä -toiminta

Ensi vuoden suuria tarpeita Peliä pyynnöstä -toiminnalla ovat aluekoordinaattorin hankkiminen pääkaupunki- ja Oulun seudulle. Peliä pyynnöstä toiminta ei tällä hetkellä pysty käsittelemään kaikkia tilauksia ja etenkin pääkaupunkiseudulla jää monia tilauksia käsittelemättä. Toinen toive toiminnan kehittämisen kannalta olisi itse tapahtumissa näkyvyyden parantaminen. Tämä olisi esimerkiksi rollupein toteutettavissa.

Muita tavoitteita 2019 toimintakaudelle on se, että käydään vähintäänkin samat tapahtumat läpi, kuin 2018 toimintakaudella. Mm. (Tracon, Hypecon, GameXpo). Myös pelinjohtajien määrää pyritään kasvattamaan värväämällä.

3.3. Roolipelikirjasto

Jatketaan roolipelikirjasto.fi ylläpitoa. Jatketaan sivuston nimenmuutosta vanhasta nimestä “Forge & Illusion” uuteen nimeen “Roolipelikirjasto”. Etsitään lisää kiinnostuneita kirjastonhoitajia ja ohjelmointitaitoisia ylläpitäjiä. Jatketaan sivuston mainostamista. Projektia ylläpitää Arttu Hanska, joka kertoo siitä mielellään kiinnostuneille.

3.4. Pelijärjestöjen verkostoitumishanke

Hankkeen työryhmä on tarkastellut asioita kautena 2017-2018. Ensimmäisenä mainittakoon, että kuluneena kautena hanketta on alettu kutsua Pelijärjestöjen verkostoitumishankkeeksi ja se olkoon sen virallinen nimi.

Hankkeella on paljon potentiaalia ja sen toimintaa pitää kehittää. Sen näkyvyys on heikkoa ja ulkoasun luonti on vielä kesken. Tähän panostetaan alkuvuodesta. Verkostoitumistoimintaa eli tapaamisia halutaan lisätä mutta nollabudjetilla se on mahdotonta, koska hankkeen vapaaehtoiset eivät pysty jalkautumaan tarpeeksi. Tapaamisten parantamiseksi haetaan toimintarahaa SRS:n ulkopuolelta tapaamisten lisäämiseksi.

Hankkeen työryhmä ja sen piirissä vaikuttavat tahot olisivat myös mielissään kokeilusta, että projektin parissa olisi oikea täyspäiväinen työntekijä.

Projektin tavoitteet ja työtehtävät vuodelle 2019.

Päästä täyteen vauhtiin
Brändäys ja näkyvyyden kohentaminen
Tapaamisten toimintarahan hakeminen
Hankkeen työntekijän hankkiminen (rahoitushaku & rekrytointi)

Projektivetäjä Pauli Hulkkonen.

3.5. Alfacon 2019

Alfacon 2019 järjestetään Otavan Opistolla helmikuussa. Tapahtuman teemana on “roolipelaamisen tuhannet kasvot” ja se keskittyy roolipelaamisen monimuotoisuuteen. Pääjärjestäjät Ossi Sandberg, Tanja Lehto, Ola Repo.

3.6. Alfacon 2020 pääjärjestäjien värvääminen

Seura pyrkii värväämään vuoden 2020 Alfaconille 2-3 pääjärjestäjää ennen vuoden 2019 vuosikokousta. Jotta tapahtuma jatkaisi kehittymistään, pyritään siihen, että järjestäjätiimistä on jälleen ainakin puolet uusia tekijöitä.

3.7. Roolipelikansio

Opinnäytetyö Roolipelikansion tuotosten oletetaan valmistuvan, niin “lite-” ja täysversioiden osalta 2018 toimintakauden aikana. Jos aikataulu pitää, niin sen osalta 2019 toimintakaudelle jää tuotosten hyödyntäminen, markkinointi ja levittäminen.

4. Yhteistyöprojektit

Seura tukee seuraavia yhteistyöprojekteja yhteistyökumppaneiden kanssa.

4.1. Ropetupa

Yhteistyökumppanina Joni Heinonen.

Ropetupa on videosarja roolipeleistä jolla on kaksi tavoitetta: Saada roolipelaaminen näyttämään eeppiseltä ja saada kuuntelija innostumaan peleistä joista ei ole koskaan (?) kuullut.

Ropetupaa tuetaan näkyvyyteen ja tuotantoavustuksen rekrytoinnin markkinointiin liittyen.

4.2. Ropehiiren kolo

Yhteistyökumppanina Tuomas Kuusniemi. YouTube-kanava jolla roolipeli-intoilija, -suunnittelija ja -addikti porisee harrastukseen liittyvistä aiheista ja ilmiöistä.

Projekti toivoo tukea näkyvyyden parantamiseksi.

4.3. Ropehautomo

Yhteistyössä Joonas Lind. Pelisuunnittelijoiden vertaistukitoimintaa, joka toimii seuran Discord-serverillä omilla kanavillaan. Tavoitteena myös että pelisuunnittelun ja tuottamisen ihmiset (taittajat, kuvittajat, jne) kohtaavat. Toiminta kaipaa seuralta näkyvyyttä ja “isojen nimien/vakiintuneiden” houkuttelua.

4.4. Noppatuuri

Yhteistyökumppanina Etelä-Suomen rooli- ja strategiapeliyhdistys ESRSPY ry. Noppatuuri on aloitteleville roolipelaamisesta kiinnostuneille ja erityisesti nuorille suunnattu pöytäroolipeliharrastusta ja pelaamista esittelevä striimi. Noppatuuria tuetaan erityisesti viestinnässä, jotta oikea kohderyhmä löytää projektin striimit ja videot.

5. Uudet projektit

Seura pyrkii värväämään seuraaviin uusiin projekteihin riittävän tekijämäärän tai tukemaan jo projektia seuralle ehdottaneita tekijöitä. Projekteille, joille tarpeeksi tekijöitä löytyy, nimetään työryhmän yhteyshenkilö, työryhmälle tehdään tarkempi toimintasuunnitelma ja projekti käynnistetään.

5.1. Lasten larp

Lasten larp-projektin ideana on järjestää useampi ikärajaton, lapsille suunnattu liveroolipeli eri paikkakunnilla. Toimintavuonna 2019 projekti tarvitsee seuralta tukea ainakin rekrytoinnissa ja larppien markkinoinnissa. Projektia vetää Noona Hiilinen ja Anna Tervo.

6. Epäaktiiviset projektit

Seuraaviin projekteihin ei ole löytynyt tarpeeksi toimijoita tai toimintaa ei ole ollut toimikaudella 2017-2018.

6.1. Foorumi

Esitys: Kuopataan projekti, ellei vuosikokoukseen ilmaannu joku, joka tahtoo ottaa projektin johtaakseen ja elvyttää.

6.2. Peliseuranvälityksen kehittäminen

Esitys: Kuopataan projekti, ellei vuosikokoukseen ilmaannu joku, joka tahtoo ottaa projektin johtaakseen ja elvyttää. Lisätään verkkosivuille ohjeita peliseuran etsimiseen ja ohjataan kyselijät esimerkiksi Facebookin peliseuranhaku-ryhmiin. Poistetaan projektin Discord-kanava.

Talousarvio 2019

Suomen roolipeliseuran talouden strategisena linjauksena on rahoittaa yhdistyksen toiminta kokonaisuudessaan jäsenmaksuilla. Säännöllinen jäsenmaksutulo mahdollistaa pitkäjänteisen ja ennustettavan taloudellisen viitekehyksen jonka puitteissa yhdistys voi toteuttaa projekteja, ottaa niistä taloudellisia vastuita, järjestää toimintaa taikka tapaamisia sekä tehdä hankintoja yhdistyksen tarpeisiin.

Yhdistyksellä on mahdollisuus hakea avustuksia, ottaa vastaan lahjoituksia taikka saada pienimuotoisia tuloja esimerkiksi osallistumismaksuista. Näiden tulojen luonne on kuitenkin satunnainen ja vaikeasti ennustettavissa ja niitä ei pääsääntöisesti oteta huomioon budjetissa niiden epäsäännöllisyyden vuoksi. Yhdistyksen varsinaista toimintaa ei voida perustaa tämän tyyppisille satunnaisille tuloille.

Yhdistyksen tulojen kannalta jäsenmäärä ja sen kehitys on ratkaisevassa roolissa. Yhdistyksellä on toimintavuoden 2019 alussa noin 60 jäsenmaksunsa maksanutta jäsentä. Tavoitteena on että toimintavuonna saadaan 20 uutta jäsentä.

Liittymis- ja jäsenmaksut vuodelle 2019

Seuran varsinaisten jäsenten jäsenmaksu vuonna 2019 on 10 € ja liittymismaksu 10 €. Yhteisöjäseniä ei hyväksytä toimintavuonna 2019.

Budjetti 2019

Tulot
Jäsenmaksutulot 1000
Edellisten tilikausien ylijäämä 300
Yhteensä 1300

Kulut
Projektitoiminnan kulut 300
Verkkotoiminnan kulut 250
Messut ja näyttelyt 20
Rahaliikenteen kulut 80
Kokous- ja neuvottelukulut 300
Yhteensä 950

Ylijäämä 350

Projektitoiminta sisältää varauksen projektipäivien järjestämistä varten.

Verkkotoiminta sisältää seuran ja sen projektien verkkopalvelimien ylläpito-, domain- ja päivityskulut.

Kokous- ja neuvottelukut sisältävät vuoden 2019 vuosikokouksen kokouspaikan vuokran sekä mahdolliset tarjoilut.