Projektien raportointi vuosittain

Suomen roolipeliseura ry:n projekteilta ja yhteistyöprojekteilta tarvitaan joka vuosi tietoa yhdistyslain mukaiseen toimintakertomukseen, sekä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan ja budjettiin. Vuonna 2022 kokeilemme jakaa tätä raportointivastuuta kahteen osaan ja tehdä raportoinnista myös helpompaa valmiin lomakkeen avulla.

Keväällä pyydetään raportoimaan viime vuoden aikana tapahtunut projektin toiminta (vuoden 2021 toimintakertomukseen, jonka koostaa edellisen vuoden hallitus) ja syksyllä pyydämme kertomaan, mitä ensi vuodelle on suunnitelmissa (vuoden 2023 toimintasuunnitelmaan, jonka tekee tämän vuoden hallitus). Molemmissa kyselylomakkeissa kysytään myös, miten teillä juuri nyt menee ja kaipaatteko hallitukselta tai Tukitiimiltä jotain tukea.

Raportointilomakkeet lähettää Tukitiimi ja lomakkeella kerättyjä tietoja käsittelee tukitiimin lisäksi istuva hallitus, sekä kevätraportin osalta myös edellisen vuoden hallitus. Jos raportoinnin osalta on kysyttävää tai lomakelinkki ei toimi, ota yhteyttä tukitiimiin.

Ohjeet seuran oman projektin ja yhteistyöprojektin loppuraportin tekemiseen

Projektin päättyessä siitä kirjoitetaan yhdistykselle loppuraportti. Raportointi on tärkeää, jotta tehty työ ja siitä opittu säilyy muistissa, mutta siinä on kyse myös Yhdistyslain mukaisesta kirjanpidosta.

Raportin tarkempi ulkomuoto saa olla kullakin projektilla omannäköinen. Arkistoinnin takia sen on hyvä olla digitaalisessa muodossa (mielellään esim. tekstitiedosto, esim. Google Doc tai saavutettava PDF).

Raportti lähetetään Tukitiimille sähköpostitse (tukitiimi[at]suomenroolipeliseura.fi) tai Discordissa. Jos liitetiedostot on liian isoja sähköpostiin, pyydä Tukitiimiltä linkki suoraan seuran Driveen.

Raportti käydään läpi istuvan hallituksen kokouksessa ja tallennetaan Suomen roolipeliseura ry:n arkistoihin, joihin on pääsy myös tulevilla hallituksilla ja tukitiimeillä. Raportti on liitteenä myös sen vuoden vuosikertomuksessa, jolloin projekti on päättynyt. Valmistuneista projekteista kirjoitetaan myös verkkosivuille lyhyt kuvaus ja jos se projektille sopii, voidaan myös projektiraportti tai osia siitä liittää verkkosivuille pdf-muodossa tai tekstinä.

Raportista on hyvä käydä ilmi ainakin seuraavat asiat:

Projektin nimi, myös aiemmat nimet tai työnimet, jos nimi vaihtui matkan aikana
Mikä oli projektin tavoite? Mihin tarpeeseen projekti vastasi? Tässä voi kertoa myös, miten idea projektista syntyi.
Mitä projektissa käytännössä tehtiin? Tämä on raportin pihvi ja tärkeä myös siksi, että siitä voidaan ottaa oppia jos tulevaisuudessa suunnitellaan jotain samansuuntaista.
Jäikö projektista jokin tuotos (julkaisu, video, kirottu patsas jne.)? Mistä se löytyy nykyään ja miten sitä on tarkoitus käyttää jatkossa?
Projektin relevantit osallistujamäärät, katsojaluvut, materiaalin tilaus/latausmäärät, mikä vain kertoo siitä paljonko ihmisiä projektista on hyötynyt. Lisäksi tärkeät päivämäärät (esim. tapahtumapäivät, julkaisupäivät jne.) Tarvittaessa myös talouslaskelmat.
Projektityöryhmän itsearviointi: Onnistuiko projektin tavoitteet? Muuttuivatko ne projektin aikana jotenkin, miten? Mitä projektissa opittiin?
Vastaanotto: Minkälaista palautetta projekti sai? Jos projektista kirjoitettiin blogeja tai uutisia, liitä niitä mukaan! Voit kuvailla palautetta omin sanoin tai laittaa palautetta suoraan liitteeksi.
Millä ajalla projekti oli toiminnassa? Kirjaa vähintään vuoden tarkkuudella ja erittele myös, milloin projekti oli SRS:n siiven alla.
Ketkä projektia tekivät? Vähintään vetäjien nimet, mielellään myös tieto paljonko tekemiseen muuten osallistui väkeä esim. työryhmässä, esiintyjinä, pelinjohtajina, pelaajina, luennoitsijoina, sisällöntuottajina…
Projektin suhde Suomen roolipeliseura ry:n: oliko kyseessä seuran oma projekti vai yhteistyöprojekti? Oliko jotain erityisiä yhteistyömuotoja? Oliko projektilla muita yhteistyökumppaneita?

Jos projekti tuotti jotain materiaalia joka on yleisessä jaossa, liitä se myös raportin mukaan ellei se ole jo seuran tiedostoissa. Jos materiaali ei ole vapaassa jakelussa, seura ottaa siitäkin mielellään kopion säilytettäväksi, mutta kerro samalla ohjeet, materiaalin jakamisesta ja säilytyksestä. Isommista fyysisistä tuotoksista otetaan mieluiten kuvia tai muita tallenteita, sillä seuralla ei ole fyysisen omaisuuden varastoa.

Lisäksi liitteenä olisi kiva saada projektin toimintaan liittyviä kuvia, joita voi käyttää seuran viestinnässä! Myös mainoskuvat, julisteet ja logot sopivat tähän tallennettavaksi! Kuvat on hyvä tallentaa myös erillisinä tiedostoina, mutta niitä voi halutessaan laittaa myös raporttitekstin sekaan kuvitukseksi.

Saavutettavan PDF-tiedoston tekemisestä: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-asiakirjat/pdf/