Suomen roolipeliseura ry:n toimintakertomus 2017-2018

Yleistä

Suomen roolipeliseura ry perustettiin lauantaina 3.6.2017 Sonkajärvellä Petäyskylän ylätalolla 13 hengen voimin, joista viisi osallistui kokoukseen etänä. Suunnittelutyötä seuran perustamiseksi oltiin tehty tammikuusta 2017 lähtien Alfacon 2016 -tapahtumassa kiinnostusta ilmaisseiden skeneaktiivien toimesta Sami Koposen aloittamassa sähköpostiketjussa. Kokousviikonlopun isäntänä toimi Eero Tuovinen ja taukoineen 8h 28min kestäneen perustamis- ja vuosikokouksen puheenjohti Perttu Vedenoja.

 

Pääpaino vuoden 2017 toiminnassa oli toiminnan käynnistämisessä ja käytänteiden luomisessa, sekä jäsenrekrytoinnissa. Viestinnässä keskityttiin seuran tunnetuksi tekemiseen ja verkostoitumiseen Suomen roolipelikentille. Vuonna 2018 jatkettiin samalla linjalla ja kehitettiin erityisesti projektien tukemisen käytänteitä.

 

Jäsenasiat

Jäsenrekrytointia tehtiin verkossa ja Ropeconeissa (2017 ja 2018). Vuoden 2017 aikana seuraan liittyi 39 jäsentä, joista lähes kaikki ilmoittivat haluavansa myös aktiivi-sähköpostilistalle. Vuonna 2018 jäseneksi liittyi 21 uutta jäsentä ja erosi 2. Toimikauden lopuksi jäseniä oli 58. Jäsenille tiedotettiin seuran toiminnasta sähköpostilistalle lähetetyillä jäsenkirjeillä vuonna 2017 elokuussa ja joulukuussa, sekä vuonna 2018 tammikuussa, kesäkuussa ja syyskuussa. Tällä kaudella seuraan ei vielä hyväksytty yhteisöjäseniä. 

 

Seuran hallinnon kehitys

Toimikaudella 2017-2018 seuran puheenjohtajana toimi Nuppu Soanjärvi ja varapuheenjohtajana Pauli Hulkkonen. Hallituksen jäseninä toimivat taloudenhoitaja Toni Åman, verkkovastaava Arttu Hanska ja tiedotusvastaava Wilho-Mihkal Jouste. Hallituksen varajäseninä toimivat graafikko Perttu Vedenoja ja Teja Rönni. Kauden toiminnantarkastaja on Antti Tumelius ja varatoiminnantarkastaja Riikka Böök. Elokuussa 2017 Jemina Iiponen nimettiin jäsenvastaavaksi. Tammikuusta 2018 alkaen Wilho-Mihkal Jouste jäi muiden kiireiden takia pois tiedotusvastaavan tehtävistä ja tilalle saatiin maaliskuussa tiedottajaksi Noona Hiilinen. Lokakuussa viestintätiimiin saatiin lisää resursseja kun nimettiin Anna Tervo toiseksi tiedottajaksi. 

 

Hallitus kokoontui Discordin välityksellä kuusi kertaa vuonna 2017 ja kymmenen kertaa vuonna 2018. Hallituksen tehtävinä oli vuoden 2017 aikana erityisesti järjestäytymiseen ja seuran perustamiseen liittyviä käytännön asioita: seuralle avattiin pankkitili, hankittiin oma Webhotelli, sekä suomenroolipeliseura.fi -domain ja perustettiin seuran verkkosivut. Perustettiin jäsenrekisteri Yhdistysavain-palveluun. Seuralle perustettiin myös sosiaalisen median tilejä. Vuoden 2018 aikana seuraa tehtiin tunnetummaksi edustamalla useissa tapahtumissa, parantamalla viestintää. Toimikauden aikana kehitettiin seuran toimintatapoja ja välineitä tukea projekteja. 

Viestintä

Seuran Discord-serveri päätettiin pääasialliseksi viestintäalustaksi sisäiseen viestintään ja sen tueksi perustettiin hallitus-, jäsen- ja aktiivi-sähköpostilistat. Jäsenille suunniteltiin viestittävän noin neljästi vuodessa sähköpostitse lähetettävän jäsenkirjeen kautta ja seuran ulkoisessa viestinnässä panostettiin aluksi Facebook-sivuun. Seuralle luotiin nettisivu osoitteeseen www.suomenroolipeliseura.fi, jonka tehtävä oli aluksi toimia lähinnä tietopankkina seurasta, mutta vuoden 2018 alussa sivustoa laajennettiin esittelemään seuran projekteja tarkemmin. Jäseniä ja kaikkia projekteista kiinnostuneita kutsuttiin laajasti seuran Discordiin, jossa keskustelualueita salattiin tarpeen mukaan eri työryhmille.  

 

Vuoden 2018 aikana viestintää kehitettiin ja seuran käyttöön saatiin Perttu Vedenojan suunnittelema tunnus, joka näkyi ensi kertaa kesän Ropeconissa. Instagram otettiin viestinnässä käyttöön aktiivisemmin kesällä 2018. Koska seuran tarjoama näkyvyys on olennaista suurimmassa osassa projektien tarpeista (rekryt, tiedottaminen toiminnasta) viestintä nähtiin tärkeäksi osa-alueeksi, joka ansaitsisi lisäresursseja ja sen kehittäminen kirjattiin kauden 2019 toimintasuunnitelmaan yhdeksi tärkeimmistä painopisteistä.

 

Tapahtumat ja messut

Vuosi 2017: Seuran toimintaa esiteltiin Ropeconissa omalla ständillä, sekä kahdella puheohjelmalla. Puheenjohtaja kutsuttiin Jyväskylän Lokaconiin 21.10. puhumaan roolipeliskenestä ja esittelemään seuran toimintaa, esityksen otsikoksi muodostui Roolipeliskene tänään, roolipeliskene tulevaisuudessa. Lisäksi puheenjohtaja kävi kertomassa seuran toiminnasta Turun Conconissa marraskuussa ja tutustumassa muihin toimijoihin. GameXpossa 3.-5.11. edustettiin kutsusta Pelikasvattajien verkoston ständillä varapuheenjohtajan johdolla.

 

Vuosi 2018: Ropeconissa pidettiin ständiä ja conissa pidettiin myös vapaamuotoinen miitti jäsenille, aktiiveille ja kaikille seuran toiminnasta kiinnostuneille. Puheenjohtaja edusti seuraa Akateemisten roolipeliseurojen ekskursiolla Oulussa 23.-24.3., sekä Pelimuseon “Astuit ansaan!” -roolipelinäyttelyn avajaisissa 6.9. Tampereella.

 

Muuta

Vuoden 2018 Ropeconissa seura valittiin Vuoden peliteoksi. Perusteluina palkinnolle oli roolipelikenttää yhdistävän järjestön perustaminen ja toiminta roolipeliharrastuksen edistämiseksi. 

 

Vuodenvaihteessa 2018-2017 kysyttiin jäsenistön mielipidettä Ropecon ry:n jäseneksi liittymiseen ja kun eriäviä mielipiteitä ei esitetty, seura liittyi Ropecon ry:n jäseneksi 11. marraskuuta 2018. 

 

Projektit

Seuran aktiiveilla oli käynnissä yhteensä kuusi projektia vuoden 2017 aikana. Näistä suurin osa oli tavalla tai toisella jo ennen seuran perustamista käynnissä olleita hankkeita ja kaikki jatkuivat vuodelle 2018. Uutena seuran projektina syksyllä käynnistyi opinnäytetyöprojekti työnimellä Roolipelikansio. 7.7.2017 järjestettiin Discordissa ensimmäiset Projektiporinat, eli hallituksen jäsenten ja seuran projektien aktiivien kokoontuminen, jossa käytiin läpi projektien toimintoja, ideoitiin tulevaa ja selvitettiin kunkin projektin tuen tarve. Tapaamisen pohjalta projekteihin muun muassa rekrytoitiin lisää väkeä, ostettiin verkkosivuille palvelintilaa ja autettiin viestinnässä. Lisäksi projektien kanssa järjestettiin kunkin toiminnon tarpeiden mukaan muita ideointi- ja sparrauskokouksia. Projektiporinoita pidettiin kauden aikana puolivuosittain.

 

Projekteilta kerättiin ensimmäisen kerran sähköisellä lomakkeella raportteja toiminnasta vuoden 2018 kesäkuussa ja sen jälkeen raportteja suunniteltiin kerättävän neljästi vuodessa. Pian huomattiin, että käytännöllisintä on kerätä raportit kahdesti vuodessa silloin kun päivitettyä tietoa eniten tarvitaan, keväällä ennen Ropeconia ja syksyllä ennen vuosikokousta.

 

Vuonna 2018 seuran siipien suojiin saatiin yhteistyöprojektit Noppatuuri, Ropehautomo, sekä seuran omat projektit Lasten larp ja Roperinki. Seuraavassa toimikauden kuulumisia projektikohtaisesti. 

Roolipelitiedotus

Roolipelitiedotuksen päätoimittajana toimi Sami Koponen. Roolipelitiedotuksen toimitus kasvoi toimikauden aikana ja blogin skeneuutiset löytyvät nyt myös Facebookista omalta sivultaan. Blogi siirrettiin vuodenvaihteessa 2018 SRS:n webhotelliin ja oman domain-nimen roolipelitiedotus.fi taakse. Vuoden 2018 loppupuolella kävijämäärät olivat samansuuntaisia kuin aiempina vuosina, eli lukijat olivat löytäneet uuden osoitteen hyvin. Artikkeleita julkaistiin keskimäärin yksi per viikko, joskaan ei täysin tasaista tahtia. Vuodelle 2019 suunniteltiin juhlavuosiprojekti juhlistamaan blogin 10-vuotista taivalta. 

Pelijärjestöjen verkostoitumisprojekti

Projektin vetäjänä toimi Pauli Hulkkonen. Verkostoitumisprojekti on aloittanut ensimmäisten toimihenkilöiden kanssa työskentelyn. Projekti järjesti pelijärjestöjen edustajille tapaamisia Ropeconissa, syyskuussa Traconissa ja lokakuussa Mikkelissä. Projektilla on toimintaa alustavasti Itä-, Keski- ja Etelä-Suomessa sekä Lapissa. Toimijoita ja kontakteja etsitään Länsi-Suomesta (Turku ja Porin akselilta), jotta projekti saisi kattavasti läsnäoloa ja helpomman lähestymisen kaikkiin toimijoihin, kun kova työ etsiä kaikki toimijat alkaa. Alueellisen kattavuuden varmistamisen lisäksi ollaan seuraavaksi suunnittelemassa viestintäsuunnitelmaa, tavoitteita ja projektin brändäystä. Verkosto käyttää viestinnässään seuran Discordia ja Facebook-ryhmää.

Roolipelikirjasto

Projektin vetäjänä toimi Mikko Tolonen. Antti Lepän seuran hoiviin luovuttama Forge & Illusion -verkkosivu kävi läpi nimenmuutoksen Roolipelikirjastoksi ja www.forgeandillusion.net -sivusto siirrettiin yhdistyksen ylläpitämälle palvelimelle. Samalla myös domain vaihdettiin uuteen roolipelikirjasto.fi -osoitteeseen. Palvelu jatkui aluksi olemassa olevalla teknologialla ja lähdekoodia alettiin räätälöidä seuran tarpeisiin. Sivuston uudelleenlanseerauksen jälkeen aloitamme uuden projektin, jonka tavoite on päivittää alkuperäinen koodi .Net -pohjaiseksi (C#). Mikko Tolonen jäi projektista pois vuoden 2018 lopussa. Projekti on ylläpitotilassa yhdistyksen verkkovastaavan toimesta ja kaipaa työryhmää pyörittämään ja kehittämään kirjastoa edelleen. 

Peliä pyynnöstä

Toiminnan pääkoordinaattorina toimi Mikko Karttunen. Vuoden 2017 Traconin jälkeen muodostettiin SRS:n ylläpitämä Peliä pyynnöstä -aktiivien lista, jolle osa Traconin pelinjohtajista saatiin liittymään. Aktiivilistaa on tarkoitus laajentaa aina tarpeen mukaan. Peliä pyynnöstä -tiskiä pidettiin Traconeissa 2017 ja 2018 Tampere Kupliissa 2018,, Hypeconissa 2018, Pelimuseon synttäreillä 14.1.2018 ja GameXpossa 2018. Lisäksi tehtiin yhteistyötä Ropeconin 2018 skenukisan kanssa.

Alfacon 

Alfacon 2018-tapahtuman pääjärjestäjät Arttu Hanska ja Nuppu Soanjärvi suunnittelivat ja toteuttivat tapahtuman ohjelmahaun, tiedotuksen ja tila-asiat vuoden 2017 aikana. Itse tapahtuma järjestettiin 16.-18.2.2018 Otavan Opistolla. Suurimpia muutoksia ensimmäiseen Alfaconiin olivat ohjelman työpajamuotoisuus ja vahva panostus häirinnänvastaisuuteen. Tapahtumaan osallistui 47 (eli 15hlön lisäys vuonna 2016 järjestettyyn edelliseen ja ensimmäiseen Alfaconiin). Otavan Opisto hoiti kaiken tapahtuman rahaliikenteen, sekä käytännön asiat majoituksen ja ruokailujen osalta. Työpajaohjelmia oli yhteensä 13 ja conin teemaksi valittu “Skene 2020” näkyi niissä vaihtelevasti. Pääjärjestäjät- sekä ohjelmanjärjestäjät pääsivät tapahtumaan ilmaiseksi, muille osallistujille tapahtuma maksoi majoituksineen ja ruokineen 55€.

Vuoden 2019 pääjärjestäjäehdokkaiden kanssa pidettiin Discordissa rekrytilaisuus 5.9.2018 ja palaverin pohjalta hallituksen kokouksessa lokakuussa (halko 8/2018) valittiin pääjärjestäjiksi Tanja Lehto, Ola Repo ja Ossi Sandberg, joista viimeinen jättäytyi tehtävästä syksyn aikana. Vuoden 2019 Alfaconin teema tulee olemaan “Roolipelaamisen tuhannet kasvot” ja se järjestetään 15.-17.2. 2019 Otavan Opistolla.   

Roolipelikansio

Tradenomiopiskelija Reija Karvonen (OAMK, kirjasto- ja tietopalvelu) kokosi SRS:n tilaamana opinnäytetyönään aloittelijoille suunnatun kansion, jonka tuella harrastuksen voi aloittaa vaikka kokonaan aloittelijaporukalla. Kansiossa on tietoa pöytäroolipelaamisesta, sekä eri pelimaailmoihin ja pelityyleihin tutustuttavia valmisseikkailuja yksinkertaistetuilla säännöillä. Opinnäytetyöstä pidettiin aloituskeskustelu 5.12.2017, jolloin mukana oli oppilaitoksen edustaja ja SRS:n hallitusta, sekä Peliä pyynnöstä -pääkoordinaattori Mikko Karttunen. Opinnäytetyön ohjaajana toimii virallisesti Nuppu Soanjärvi ja sisällön puolesta myös Mikko Karttunen on sparrausapuna. Kansion on tarkoitus olla tukena roolipeliharrastuksen alkuun esimerkiksi Peliä pyynnöstä -toiminnasta innostuksen saaneille uusille harrastajille, mutta myös itsenäisenä harrastuksen aloituspakettina. Kansion sisältö valmistui vuoden 2018 joulukuussa ja se julkaistuu Thesaukseen keväällä. Kansiosta on tarkoitus taittaa  houkuttelevampi pdf-versio seuraavalla kaudella. 

Foorumi

Roolipelifoorumin kehittämiseen ei löytynyt tarpeeksi kiinnostuneita tekijöitä, joten projektilla ei ollut toimintaa kauden aikana ja projekti esitettiin kuopattavaksi seuraavalla kaudella.

Peliseuran välitysprojekti

Peliseuran välittämistoiminta on ollut osa Roolipelitiedotuksen toimintaa, mutta blogin päätoimittajan resurssit eivät riitä jatkamaan työtä. Peliseuran välitykselle Facebook-ryhmiä käytännöllisemmällä välineellä nähdään kyllä paljon potentiaalia, mutta toiminnan kehittämiseen ei löytynyt tarpeeksi kiinnostuneita tekijöitä, eikä projektille keksitty realistista kehityssuuntaa. Projektilla ei ollut kehitystoimintaa kauden aikana ja projekti esitettiin hyllytettäväksi seuraavalla kaudella.

 

Yhteistyöprojektit

Ropetupa

Ropetupa on Youtube-kanava roolipeleistä, nörteistä, nopista, sääntökirjoista ja miniatyyreistä. Ropetuvan kanssa seura tekee yhteistyötä lähinnä tiedottamisen ja mainostamisen osalta. Toimikauden aikana kanava on saanut lisää näkyvyyttä ja uusia tilaajia, sekä kehitysehdotuksia palautteen sekä kontaktien muodossa.  

Noppatuuri

Noppatuuri on Etelä-Suomen Rooli- ja Strategiapeliyhdistys ry:n projekti, jossa seura tekee yhteistyötä erityisesti tiedottamisen ja mainostamisen osalta. Vuonna 2018 Noppatuuri järjesti 32 lähetystä, joista puolet pelilähetyksiä ja puolet keskusteluohjelma Ajankohtainen D6:sia. Ropeconissa 2018 järjestettiin striimattu näytöspeli ja Ajankohtainen D6 -paneelikeskustelu, näiden striimauksen hoiti Starbacon.  

Ropehiiren kolo

Ropehiiren kolo on Tuomas Kuusniemen pyörittämä Youtube-kanava, jossa hän julkaisee viikottain videoita roolipelaamiseen liittyvistä aiheista ja ilmiöistä. Kanava aloitti toimintansa toukokuussa 2018, ja oli vuoden loppuun mennessä julkaissut 42 videota. SRS on tukenut Kuusniemeä tiedottamisessa, verkostoitumisessa muiden tubettajien kanssa, sekä yleisöpalautteen keräämisessä.  

 

Ropehautomo

Elokuussa 2018 perustettiin seuran Discordiin Ropehautomo-kanava oululaisen Ropesorvi-toiminnan mallin mukaiseksi roolipelintekijöiden matalan kynnyksen kohtaamispaikaksi. Kanavalla on toimikaudella suunniteltu mm. Rennon roolipelaamisen työpajaa, jonka Sami Kyllönen toteutti Jämsän seutuviikolle. Kurssilla esiteltiin roolipelaamista ja koulutettiin uusia pelinjohtajia.