Yhdistyksiin liittyy monenlaisia byrokraattisen kuuloisia sanoja. Kyse on kuitenkin ihan tavallisista ihmisistä jotka puuhailevat yhdessä, tekevät suunnitelmia ja toteuttavat niitä. SRS on siitä onnekas yhdistys, että moni meidän aktiivi on työn tai harrastuksen puolesta käynyt erilaisia koulutuksia tai jopa ihan opintoja yhdistystoimintaan liittyen, mutta oikeastihan yhdistyksessä toimimiseen ei tarvitse olla mikään rakettikirurgi. Tämän lyhyen oppaan jälkeen tiedät miten yhdistys toimii ja olet valmis vaikka hyppäämään hallituksen toimintaan!
Lyhyt yhdistys-suomi -sanasto
Vuosikokous = Yhdistyksen tärkein kokous, jossa kaikki jäsenet yhdessä päättävät yhteisistä asioista ja valitsevat asioita hoitamaan hallituksen.
Yhdistyksen hallitus = Joukko jäsenten valitsemia ihmisiä, jotka hoitaa seuran arkiasioita, esim. vastaa viesteihin ja päättää rahankäytöstä.
Yhdistyksen puheenjohtaja= Hallituksen johtaja, joka kutsuu muut kokoukseen ja johtaa puhetta.
Hallituksen kokous = Hallituksen jäsenten tapaaminen, jossa sovitaan miten seuran arjen asioita hoidetaan, esim. mitä ohjelmaa tehdään Ropeconissa ja paljonko rahaa käytetään uusien flamingojen ostamiseen. SRS:ssä myös kaikki jäsenet saavat osallistua näihin kokouksiin!
Pöytäkirja = kokouksesta kirjoitettava virallinen muistio, jossa lukee kaikki tehdyt päätökset.
Asialista = Ennen kokousta lähetettävä lista, jossa kerrotaan mistä kokouksessa aiotaan puhua.
Esitys = Ehdotus. Tämä on siis ihan vaan hieno kokousbyrokraattinen termi arkikielen ehdotukselle.
Mikä on vuosikokous?
Vuosikokouksessa päätetään seuraavan vuoden tavoitteista ja budjetista ja valitaan ketkä työtä lähtee johtamaan.
Käytännössä siis:
- hyväksytään suunnitelma ja budjetti, joiden perusteella ensi vuonna toimintaa tehdään.
- valitaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja 1-7 muuta aktiivia, jotka muodostavat yhdessä yhdistyksen hallituksen.
- tarkistetaan edellisen vuoden toimintakertomuksesta että on tehty sitä mistä suunnitelmissa sovittiin. Joka vuodella on toiminnantarkastaja, joka antaa kokouksessa lausunnon siitä onko hänen mielestään hommat hoidettu mallikkaasti vai ei.
Mitä seuran hallitus tekee?
Hallitus on yhdistyksen jäsenten valitsema joukko ihmisiä, jotka johtavat yhdistyksen toimintaa. Jotta aina ei tarvitse kokoontua koko yhdistyksen voimin, hallitus tekee päätöksiä vuoden aikana sen mukaan mitä on vuosikokouksessa sovittu toimintasuunnitelmaksi. Tarkoitus ei siis ole että hallitus yksin tekee kaiken työn vaan että heillä on vetovastuu.
SRS:n tapauksessa hallitukseen voidaan valita niin jäseniä kuin ei-jäseniäkin. Jos sinua kiinnostaa päättää miten ensi vuonna seurassa käytännössä vaikkapa yhteisöjen tukemista tai koulutuksia tehdään, hallituspesti on oikea paikka sinulle. SRS:n hallinnon pesteistä löydät tarkemman kuvauksen Pestien kuvaukset -sivulta.
Hallituksella on yleensä tämän suuntainen tehtäväjako:
Puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle ja nimensä mukaisesti johtaa kokouksia eli varmistaa että kaikki saavat suunvuoron ja tarpeelliset asiat saadaan päätettyä.
Sihteeri kirjaa kokouksen asiat muistiin. Hän myös valmistelee pöytäkirjapohjan, joskus yhdessä puheenjohtajan kanssa.
Taloudenhoitajalla on seuran pankkitilin tunnukset. Hän maksaa hallituksen hyväksymät laskut ja tarkistaa, että jäsenet ovat maksaneet jäsenmaksunsa. Usein taloudenhoitaja on se joka vuoden lopuksi tekee yhteenvedon yhdistyksen rahankäytöstä ja jäljelle jääneestä rahasta.
Jäsenvastaava ottaa vastaan uusien jäsenten hakemukset ja toimittaa ne hallituksen kokoukseen. Kun jäsen on hyväksytty, toivottaa uuden jäsenen tervetulleeksi ja lisää tyypin tiedot jäsenrekisteriin että uusi jäsen saa esimerkiksi jäsenkirjeen sähköpostiinsa.
Tiedottaja kertoo hallituksen ja seuran projektien toiminnasta somessa, nettisivuilla ja jäsenkirjeessä.
Hallituksen jäsen on myös ilman muuta pestiä ihan oma hommansa. Hallituksen jäsen osallistuu kokouksissa päätöksentekoon ja ajoittain nappaa jonkun itselle kiinnostavan side questin, vaikkapa kun omalla alueella kaivataan yhdistyksen tai harrastuksen esittelyä.
Jos haluat nähdä esimerkin kokouksen pöytäkirjasta tai selata muita yhdistyksissä toimimiseen liittyviä materiaaleja, kurkkaa Materiaalia -sivulta yhteisöjen ja yhdistysten materiaalikansio!
Jos haluat mukaan SRS:n toimintaan, ota yhteyttä hallitukseen ja kerro minkälaiset hommat sinua kiinnostaa! Hallituksen saat kiinni sähköpostilla hallitus@suomenroolipeliseura.fi tai katso tarkemmin Yhteystiedot -sivulta! Suomen roolipeliseurassa voi osallistua toimintaan ja olla vaikka hallituksessakin vaikkei olisi yhdistyksen jäsen. Jos jäsenyys kuitenkin kiinnostaa, liittymisestä saat tietoa tällä sivulla!